Politique de confidentialité
ReadyAero est un logiciel de suivi de navigabilité exploité par FH Aeroservices, entreprise établie au Québec, Canada. Cette politique décrit ce que nous recueillons, pourquoi, avec qui l'information est partagée, et ce que vous pouvez exiger de nous.
Elle est écrite à partir de ce que le logiciel fait réellement, et non d'un modèle générique. Si vous constatez un écart entre ce texte et le comportement du produit, écrivez-nous : c'est un défaut que nous corrigerons.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25 (Québec), la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez FH Aeroservices est Frederick Hamel, propriétaire.
Toute question, demande d'accès, de rectification, de portabilité ou de retrait doit lui être adressée :
FH Aeroservices — à l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels
892 Maisonneuve, Saint-Hubert (Québec) J3Y 7S6, Canada
fhaeroservices@gmail.com · 438 308-4794
2. Ce que nous recueillons
Renseignements de compte
- Adresse courriel, nom, et — s'ils sont fournis — numéro de téléphone et adresse postale.
- Mot de passe, conservé uniquement sous forme d'empreinte cryptographique (bcrypt). Nous ne pouvons pas le lire, et personne chez nous ne le connaît.
- Nom de votre compagnie, adresse de portail (sous-domaine), et logo si vous en téléversez un.
- Langue d'affichage et préférences de notification.
Données d'exploitation que vous saisissez
- Vos aéronefs : immatriculation, numéros de série, modèles de cellule, moteur, hélice et APU, année de construction.
- STC, modifications, équipements déclarés et bulletins de service.
- Les décisions de conformité que vous rendez sur les consignes de navigabilité, avec leur motif, leur auteur et leur date — c'est un registre d'audit, il est conservé.
- Vos tâches de maintenance, échéances, et compteurs (heures, cycles, calendrier).
- Les documents que vous téléversez, ainsi que les pièces jointes aux décisions de conformité.
Données techniques
- Journaux de serveur : adresse IP, horodatage, page demandée. Ils servent au dépannage et à la limitation des tentatives de connexion abusives. Leur durée de conservation figure à la section 7.
- Un témoin de session strictement nécessaire, qui vous garde connecté. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni aucun outil de pistage tiers.
Ce que nous ne recueillons pas
Nous ne voyons jamais votre numéro de carte de crédit : le paiement est traité entièrement par Stripe, qui ne nous transmet qu'un identifiant de client et l'état de votre abonnement.
3. Pourquoi nous le recueillons
Uniquement pour fournir le service : établir l'applicabilité des consignes de navigabilité à votre flotte, suivre vos échéances de maintenance, conserver vos documents, vous authentifier, vous avertir, et vous facturer. Nous ne vendons aucune donnée, à personne, et nous ne nous en servons pas pour de la publicité.
Communications. Nous vous écrivons pour des raisons de service : avis d'échéance, alertes de consigne, factures, changements au produit. Les avis essentiels au fonctionnement de votre compte ne peuvent pas être désactivés ; les notifications d'échéance se règlent dans vos préférences. Si nous vous envoyons un jour une communication commerciale, elle comportera notre adresse postale et un mécanisme de désabonnement fonctionnel, comme la Loi canadienne anti-pourriel l'exige.
4. Intelligence artificielle — à lire
ReadyAero envoie certaines données à Anthropic (Claude), fournisseur d'intelligence artificielle établi aux États-Unis. C'est le point le plus important de cette politique et nous préférons l'énoncer clairement plutôt que l'enfouir.
Trois usages, et rien d'autre :
- Lecture des consignes de navigabilité. Les documents officiels publiés par Transport Canada, la FAA et l'EASA sont analysés pour en extraire l'applicabilité. Ce sont des documents publics ; ils ne contiennent aucune de vos données.
- Import d'échéanciers d'entretien publiés par Transport Canada — également des documents publics.
- Assistant conversationnel. Lorsque vous l'interrogez, un résumé de votre flotte lui est transmis : immatriculations, modèles, et l'état des consignes de navigabilité. Votre question y est jointe.
L'assistant peut être désactivé globalement par FH Aeroservices, et il l'est tant qu'il n'est pas explicitement activé. Aucun contenu de document téléversé n'est envoyé à un fournisseur d'intelligence artificielle. Anthropic n'utilise pas les données transmises par l'API pour entraîner ses modèles.
5. Avec qui l'information est partagée
| Fournisseur | Ce qu'il reçoit | Pourquoi |
|---|---|---|
| Railway | L'ensemble des données, puisqu'il héberge l'application, la base et les fichiers | Hébergement |
| Stripe | Courriel de facturation, montants, taxes. Jamais par nous : vos données de carte vont directement à Stripe | Paiement et taxes |
| Anthropic | Voir la section 4 | Extraction des AD, assistant |
| Resend | Adresse courriel du destinataire et contenu de l'avis | Courriels transactionnels |
| Intuit (QuickBooks) | Montants facturés et taxes, aux fins comptables | Comptabilité de FH Aeroservices |
| Transport Canada | Une immatriculation lors d'une consultation du registre public | Vérification au registre |
Ces fournisseurs agissent pour notre compte, en vertu d'ententes écrites qui leur interdisent d'utiliser vos données à leurs propres fins. Nous ne partageons rien d'autre avec qui que ce soit, sauf si la loi nous y oblige.
Si FH Aeroservices était un jour vendue, fusionnée ou transférée, vos données suivraient l'entreprise et vous en seriez avisé avant que le transfert prenne effet.
6. Où vos données sont hébergées
L'application, la base de données et les fichiers téléversés sont hébergés chez Railway, dont l'infrastructure est située aux États-Unis. Stripe, Anthropic, Resend et Intuit sont également établis aux États-Unis. Vos renseignements sont donc traités et conservés à l'extérieur du Québec et du Canada, et peuvent être soumis aux lois de ces juridictions. Nous vous le signalons parce que la Loi 25 l'exige, et parce que vous méritez de le savoir avant de téléverser vos dossiers.
Ces fournisseurs sont retenus en fonction des mesures de sécurité qu'ils offrent, et chaque communication est encadrée par une entente écrite qui leur interdit d'utiliser vos renseignements à leurs propres fins. Si vous souhaitez connaître le détail de ce qui est transmis à un fournisseur en particulier, écrivez-nous.
7. Conservation, sauvegardes et destruction
- Vos données sont conservées tant que votre compte est actif.
- Après une résiliation, vous disposez de trente jours pour demander un export complet. Passé ce délai, les données du compte sont supprimées.
- Une sauvegarde chiffrée de la base est produite chaque jour et conservée quatorze jours. Vos données peuvent donc subsister jusqu'à quatorze jours de plus dans ces sauvegardes avant de disparaître définitivement.
- Les registres d'audit des décisions de conformité sont conservés pour la durée de vie du compte : leur effacement priverait un exploitant de la trace de ses propres décisions.
- Les journaux de serveur sont conservés 90 jours, puis supprimés.
- Les factures, montants et données de taxes sont conservés six ans après la fin de l'exercice financier concerné, parce que les lois fiscales fédérale et québécoise l'exigent. Ils demeurent chez Stripe et Intuit même après la suppression de votre compte. C'est la seule catégorie de renseignements qui survit à votre départ, et nous préférons vous le dire plutôt que de laisser croire que tout s'efface.
- Le registre des incidents de confidentialité est conservé cinq ans, comme la loi l'exige.
8. Sécurité
- Chiffrement en transit (HTTPS) sur l'ensemble du service.
- Mots de passe conservés uniquement sous forme d'empreinte bcrypt.
- Cloisonnement par compagnie : chaque requête vérifie que l'aéronef consulté appartient bien à votre compagnie.
- Limitation du nombre de tentatives de connexion et de réinitialisation de mot de passe.
- Invalidation des sessions au changement de mot de passe.
Aucun système n'est parfaitement sûr, et nous ne prétendrons pas le contraire.
Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, qu'ils présentent ou non un risque de préjudice. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons ainsi que la Commission d'accès à l'information, avec diligence, comme la Loi 25 l'exige. Si vous soupçonnez un incident, écrivez-nous : fhaeroservices@gmail.com.
9. Vos droits
Vous pouvez en tout temps exiger :
- L'accès aux renseignements que nous détenons sur vous.
- La rectification de ce qui est inexact ou incomplet.
- La suppression de votre compte et des renseignements qui vous concernent.
- La portabilité : une copie de vos données dans un format informatique structuré et couramment utilisé.
- Le retrait de votre consentement à un traitement facultatif, comme les notifications ou l'assistant.
Une nuance sur la suppression. Si vous avez rendu des décisions de conformité au nom d'une compagnie, le registre d'audit de ces décisions appartient à l'exploitant et fait partie de la trace réglementaire de l'aéronef. Nous supprimerons vos renseignements de compte, mais la décision elle-même — son motif, sa date et l'identité de la personne autorisée qui l'a rendue — demeure au dossier. La retirer priverait l'exploitant de la preuve de ses propres décisions. Si votre situation le justifie, écrivez-nous et nous examinerons ce qui peut être dépersonnalisé sans compromettre la valeur du dossier.
Écrivez à fhaeroservices@gmail.com. Nous répondons dans les trente jours, et nous motivons tout refus en citant la disposition de la loi sur laquelle il s'appuie.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741.
10. Modifications
Si nous modifions cette politique de façon significative, nous vous en aviserons par courriel et dans l'application avant que le changement prenne effet. La date d'entrée en vigueur figure en tête de page.
11. Langue
La version française de cette politique est la version officielle et prévaut sur toute traduction.
12. Nous joindre
FH Aeroservices — fhaeroservices@gmail.com ·
438 308-4794
892 Maisonneuve, Saint-Hubert (Québec) J3Y 7S6, Canada
Privacy Policy
ReadyAero is airworthiness-tracking software operated by FH Aeroservices, a business established in Quebec, Canada. This policy describes what we collect, why, who it is shared with, and what you can require of us.
It is written from what the software actually does, not from a template. If you find a gap between this text and the product's behaviour, write to us — that is a defect, and we will fix it.
1. Privacy officer
Under Quebec's Law 25, the person responsible for the protection of personal information at FH Aeroservices is Frederick Hamel, owner.
Any question, or request for access, correction, portability or withdrawal, should be addressed to him:
FH Aeroservices — attention: Privacy Officer
892 Maisonneuve, Saint-Hubert (Quebec) J3Y 7S6, Canada
fhaeroservices@gmail.com · 438 308-4794
2. What we collect
Account information
- Email address, name, and — where provided — phone number and mailing address.
- Password, stored only as a cryptographic hash (bcrypt). We cannot read it, and no one here knows it.
- Your company name, portal address (subdomain), and logo if you upload one.
- Display language and notification preferences.
Operational data you enter
- Your aircraft: registration, serial numbers, airframe, engine, propeller and APU models, year of manufacture.
- STCs, modifications, declared equipment and service bulletins.
- The compliance decisions you make on airworthiness directives, with their reason, author and date — this is an audit record, and it is retained.
- Your maintenance tasks, intervals and counters (hours, cycles, calendar).
- Documents you upload, and attachments to compliance decisions.
Technical data
- Server logs: IP address, timestamp, requested page. Used for troubleshooting and to rate-limit abusive sign-in attempts. Their retention period is set out in section 7.
- A strictly necessary session cookie that keeps you signed in. We use no advertising cookies and no third-party tracking.
What we do not collect
We never see your credit card number: payment is handled entirely by Stripe, which returns to us only a customer identifier and your subscription status.
3. Why we collect it
Solely to provide the service: determining which airworthiness directives apply to your fleet, tracking your maintenance deadlines, storing your documents, authenticating you, notifying you, and billing you. We do not sell data to anyone, and we do not use it for advertising.
Communications. We write to you for service reasons: due-date notices, directive alerts, invoices, product changes. Notices essential to the operation of your account cannot be turned off; due-date notifications are configurable in your preferences. If we ever send you a commercial message, it will carry our mailing address and a working unsubscribe mechanism, as Canada's Anti-Spam Legislation requires.
4. Artificial intelligence — please read
ReadyAero sends certain data to Anthropic (Claude), an artificial intelligence provider based in the United States. This is the most important point in this policy, and we would rather state it plainly than bury it.
Three uses, and nothing else:
- Reading airworthiness directives. Official documents published by Transport Canada, the FAA and EASA are analysed to extract their applicability. These are public documents and contain none of your data.
- Importing maintenance schedules published by Transport Canada — also public documents.
- Conversational assistant. When you ask it a question, a summary of your fleet is sent with it: registrations, models, and airworthiness directive status. Your question is included.
The assistant can be globally disabled by FH Aeroservices, and it remains so until explicitly enabled. No uploaded document content is sent to any artificial intelligence provider. Anthropic does not use data submitted through its API to train its models.
5. Who information is shared with
| Provider | What it receives | Why |
|---|---|---|
| Railway | All data, as it hosts the application, database and files | Hosting |
| Stripe | Billing email, amounts, taxes. Never via us: your card data goes directly to Stripe | Payments and tax |
| Anthropic | See section 4 | AD extraction, assistant |
| Resend | Recipient email address and notice content | Transactional email |
| Intuit (QuickBooks) | Invoiced amounts and taxes, for accounting | FH Aeroservices' bookkeeping |
| Transport Canada | A registration mark when querying the public registry | Registry verification |
These providers act on our behalf under written agreements that prohibit them from using your data for their own purposes. We share nothing else with anyone, unless required by law.
If FH Aeroservices were ever sold, merged or transferred, your data would follow the business and you would be notified before the transfer took effect.
6. Where your data is hosted
The application, database and uploaded files are hosted with Railway, whose infrastructure is located in the United States. Stripe, Anthropic, Resend and Intuit are likewise United States companies. Your information is therefore processed and stored outside Quebec and Canada, and may be subject to the laws of those jurisdictions. We tell you this because Law 25 requires it, and because you deserve to know before uploading your records.
These providers are selected on the basis of the security measures they offer, and each transfer is governed by a written agreement prohibiting them from using your information for their own purposes. If you want to know exactly what is sent to a particular provider, write to us.
7. Retention, backups and destruction
- Your data is retained for as long as your account is active.
- After cancellation, you have thirty days to request a full export. After that period, account data is deleted.
- An encrypted database backup is produced daily and kept for fourteen days. Your data may therefore persist for up to fourteen further days in those backups before permanent deletion.
- Audit records of compliance decisions are retained for the life of the account: deleting them would deprive an operator of the record of its own decisions.
- Server logs are kept for 90 days, then deleted.
- Invoices, amounts and tax data are kept for six years after the end of the relevant fiscal year, because federal and Quebec tax law requires it. They remain with Stripe and Intuit even after your account is deleted. This is the only category of information that outlives your departure, and we would rather say so than let you believe everything is erased.
- The confidentiality incident register is kept for five years, as the law requires.
8. Security
- Encryption in transit (HTTPS) across the entire service.
- Passwords stored only as bcrypt hashes.
- Per-company isolation: every request verifies that the aircraft being accessed belongs to your company.
- Rate limiting on sign-in and password-reset attempts.
- Session invalidation on password change.
No system is perfectly secure, and we will not pretend otherwise.
We maintain a register of all confidentiality incidents, whether or not they present a risk of injury. Where an incident presents a risk of serious injury, we will promptly notify you and the Commission d'accès à l'information, as Law 25 requires. If you suspect an incident, write to us: fhaeroservices@gmail.com.
9. Your rights
You may at any time require:
- Access to the information we hold about you.
- Correction of anything inaccurate or incomplete.
- Deletion of your account and the information concerning you.
- Portability: a copy of your data in a structured, commonly used format.
- Withdrawal of consent to optional processing, such as notifications or the assistant.
One qualification on deletion. If you made compliance decisions on behalf of a company, the audit record of those decisions belongs to the operator and forms part of the aircraft's regulatory trail. We will delete your account information, but the decision itself — its reason, its date, and the identity of the authorised person who made it — remains on file. Removing it would deprive the operator of proof of its own decisions. If your circumstances warrant, write to us and we will consider what can be de-identified without compromising the value of the record.
Write to fhaeroservices@gmail.com. We respond within thirty days, and we give reasons for any refusal, citing the provision of the law relied on.
If our response does not satisfy you, you may complain to the Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741.
10. Changes
If we change this policy materially, we will notify you by email and in the application before the change takes effect. The effective date appears at the top of this page.
11. Language
The French version of this policy is the official version and prevails over any translation.
12. Contact
FH Aeroservices — fhaeroservices@gmail.com ·
438 308-4794
892 Maisonneuve, Saint-Hubert (Quebec) J3Y 7S6, Canada